陈果：企业管理软件选型的12项基本内容与4个底层问题

陈果2023 年 11 月 24 日

文 | 陈果‍‍

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软件选型的12项基本内容

企业采购软件要进行“选型”工作，即确定产品品牌、供应商厂商，以及产品品牌下具体的产品模块或服务内容。

一般来说，选型工作会涉及到这些内容：

1. 需求分析
了解、梳理企业自身管理及用户的具体信息技术应用的需求，明确所需软件的功能和特性，确保满足业务需求、性能和实施目标。

2. 预算规划
确定购买预算，综合考虑企业软件的许可费用、实施费用、培训费用以及后期的产品支持和运维费用等因素。有些企业可能还会考虑软件开支属于资本性支出（CAPEX）还是运营性支持支出（OPEX），从而决定不同的采购策略。

3. 市场调研
研究市场上可选的软件解决方案选项，比较不同厂商提供的产品或服务，了解市场趋势和技术发展。

不同企业可能有不同的市场趋势偏好：

有些企业偏重采用市场成熟方案，不愿意做市场实验的白老鼠，不过这样似乎又欠缺创新性；有些企业则喜欢追逐市场的新潮概念，愿意尝试新东西；还有些企业则以自身需求为主，不管市场技术潮流或者产品理念怎么变，只要能满足自身需求就行。

4. 社区和用户支持
查看软件是否有强大的用户社区和可靠的技术支持。这有助于在未来使用软件解决问题时，从各种途径获得及时的帮助。有些软件厂商善于运营用户在线社区，在社区内用户交流软件使用经验，厂商也可以从社区里听取用户反馈，在新版本中改进功能。

5. 评估厂商资质
考察软件厂商以及系统集成商的信誉和稳定性，了解其在行业中的地位、客户评价等，从而确定该厂商的长期合作价值，以及企业使用该厂商对自身的内部声誉和外部声誉带来的影响这样的无形价值。与声誉良好的厂商合作，对于企业的管理水平、行业规范性和信息合规性等都是有正面价值的。

供应商还要具备良好的财务健康状况和市场地位，还要考虑供应商是否有可持续性的发展计划，以确保供应商不会在短时间内退出市场，确保他们在未来能够提供持续的支持和更新，避免给企业未来的维保支持带来麻烦。

6. 功能和方案的比较
一般来说，标准化应用软件或者开发平台软件都存在基础功能，软件商或集成商会基于这些基础功能进行二次开发或方案包装，在不同的领域形成面向具体问题的解决方案，企业应该进行方案比较，确保选择的软件能够满足企业的具体业务需求。

7.可扩展性和集成性

考虑软件的可扩展性，以适应企业未来的发展需求，未来可以进行扩展的实施或开发；同时关注供应商提供的解决方案与企业现有其他信息系统的集成能力和集成方式。

8. 安全性
了解软件供应商的安全开发实践，确保他们采取了适当的安全措施，如代码审查、漏洞测试等，以降低软件本身的安全风险；评估软件的安全性功能，包括数据加密、权限管理和安全漏洞的修补机制。

确保其符合企业的安全标准，包括网络安全、应用安全和数据安全等；确保软件具备全面的审计和监控功能，记录用户活动、系统访问和其他关键事件，这有助于及时发现潜在的安全威胁和追踪违规行为。

确保软件支持定期的数据备份，并提供可靠的恢复机制，这有助于应对数据意外删除、损坏或其他灾难性事件。如果软件涉及到移动端或终端设备，要求提供端到端的安全保护，包括设备管理、远程擦除等功能。

9. 合规性
企业应用软件还需要满足一些行业标准，或者强制性的法规合规要求。

例如财务软件要符合新版本的国际会计准则，或者医药行业的物流及销售管理软件要符合 GSP 标准，对于涉及到保护敏感信息和个人隐私数据的应用领域，又例如人力资源管理、数字化营销等应用，需要符合GDPR、HIPAA等法规规范。

10. 用户培训和支持
考虑软件商或系统集成商提供的培训和支持服务，以确保用户能够有效地使用新软件。好的软件商的标准化软件培训服务甚至具有行业权威性，代表领域内的业务标准化水平。

11. 试用和演示
在最终决策之前，通常会要求软件提供商提供试用版本或进行演示，请用户参与测试，以确保软件符合用户预期。企业还可以参观走访已经使用软件商或集成商的既有客户，听取他们对使用该产品的反馈。

12. 商务模式
确定购买企业软件是由一家厂商总包，还是分成产品、系统集成服务、运维、基础设施等不同的商务包，分别进行采购，进行与购买相关的合同谈判，明确各项条件和权责，保障企业的权益。

以上步骤有助于企业在购买应用软件时做出明智的选择。

不过最近这些年来，企业在数字化转型中选择信息技术产品或合作伙伴时，还是常陷入各种选型的困惑。

例如前些年市场上选型侧重于 ERP、CRM、HCM 等企业解决方案软件品类，最近这些年越来越多的企业软件产品新名词，啥低代码开发、人工智能平台、数据中台、财务中台、客户数据平台、业务组件平台等，反正是把过去的概念都颠覆了，似乎是ERP、CRM 都过时了，就买一个中台啥都能做。

市场上跨界进入企业服务领域的科技公司很多，别出心裁包装概念，新名词层出不穷，各种协会、会议、论坛、直播，搞得人眼花缭乱，很多新兴厂商们自己都讲不清楚自己究竟啥能干、啥不能干了，每家厂商的解决方案似乎都无所不能、无所不包，听得企业的IT负责人、采购负责人一头雾水。

我的一些过去有多年实施项目或者系统开发的经验的朋友，也常常被市场上的新名词给搞晕。

曾经遇到有家中型集团性企业上“数据中台”，信息部门的领导说他们选择了国内“数据中台”领域里最有名的公司，啥大数据平台、数据治理、商业智能等功能，一应俱全，但是搞了一年多都还没把这个系统搞上线。

当我遇到总经理时，我问他，你做数据中台究竟是想解决什么问题，希望达到什么目的？

总经理说：他们企业集团有几十个子公司，散布在全国各地，自己作为公司领导，也不知道每家子公司的领导每天都在干啥，子公司每天运行情况如何。

他希望能够让各家子公司领导每天都给他述职，即使没有时间面对面谈，至少能看到子公司领导每天给他报告当天都干了什么事情的信息，据说数据中台就是能够把各家子公司的所有信息全给收起来的工具，只要有了数据中台，他就能随时看到他想看的信息了。

我开玩笑地问总经理：那你为啥不拉个微信群，子公司总经理每天在微信群里写一段话，报告当天都干了啥事，少于 500 字或者没按时交作业，就扣钱，最多还要求他们要把自己当天看的本单位报表丢到群里就行了，要啥中台啊。

尽管这家企业在软件购买上经过了正规的采购流程，但是在选型上可能仍然存在问题，“数据中台”可能并非他们正确的选择，选型方向可能都错了。

因此，在选型之前，也可以想多方面获取一些建议和信息，才能更好地指导我们的行动。下面这份《选型指南》是由几位甲方企业的CIO和HRIS合力创作的，讲述了很多他们系统选型过程中踩过的很多坑，以及一些经验。借此也推荐给大家。

企业软件选型过程中，除了前述那些要点外，我自认为还有四个常被企业IT采购管理者忽视的问题。这里也和大家做个简单的分享。

底层问题1：

IT 部门选，还是用户部门选

过去企业购买软件系统很多情况下是 IT 部门做决策，然而现在的趋势显示企业软件选择和购买决策逐渐从传统的IT部门向业务部门转移。这反映了如下一些关键趋势。

1. 业务驱动的决策
业务部门更关注软件如何满足业务需求和提高效率，而不仅仅是技术规范。这使得业务部门在软件选择过程中发挥更大的作用。

2. 用户体验和易用性
业务部门更注重软件的用户体验和易用性，因为他们更了解具体业务流程和员工需求。这与传统的IT关注系统集成和技术规范不同。

3. SaaS模式
业务部门可能更倾向于选择SaaS（软件即服务），因为这些方式开箱即用，按用量缴费，不用随时可以停，没有对硬件和基础设施的依赖，因而不需要看 IT 部门脸色。

4.快速交付
业务部门通常更倾向于供应商能够快速交付的方案，不愿意等待太长的周期。因而今天供应商的敏捷交付方式会更得业务部门选型的青睐。

5. 解决方案能力
业务部门在选择软件供应商时，更注重供应商对相关业务的理解和合作伙伴关系处理能力，而不仅仅是技术能力，一般来说业务部门也并不关心软件供应商的技术路线和架构等能力。近年来 SaaS成为企业软件的发展主流，由于 SaaS 的订阅付费的特性，使得企业软件采购从资本性开支（CAPEX）向运营性开支（OPEX）转化，这也算得上企业应用信息技术从信息化向数字化变化的财务结构转变。

通常企业 IT 部门负责企业的 IT 资产，即 CAPEX，而当期可以直接进入损益的费用，即 OPEX，属于业务部门的控制权限，因而 SaaS 厂商会更加关注用户而非 IT 部门，采用互联网运营的方式来招募、吸引、留存用户，以及通过交叉销售、向上销售、增长用户等方式来增加收入。

不过，不经过 IT部门管控的 SaaS 使用或者开箱即用的套装软件，也会给企业 IT 管理带来一些问题：

一是企业架构问题，随处使用 SaaS 会给企业造成信息孤岛增多；
二是数据治理问题，SaaS 有自己的数据模型和数据规则，脱离公司的主数据和元数据治理，降低了企业总体的数据质量；
三是信息安全问题，SaaS 可能在企业信息安全管控领域之外，造成信息泄露的风险。

总之，未经 IT 部门管控的信息技术应用称为“影子 IT”（shadow IT），其合理性在企业内是存在争议的话题。

底层问题2：应用就绪度

企业软件要用好并发挥业务价值并非易事，购买企业软件不是给小孩子买个玩具那么简单。

其实，买玩具也不简单，如果买个超越小孩子年龄阶段的复杂玩具回来，孩子不会玩，摆弄个新鲜就扔在一边了，浪费金钱和时间。

因而购买选型时，企业考虑自身对应用该软件的就绪度，以及应用软件来提升自己能力的期望值：

1. 业务成熟度

软件基础功能和企业当前的业务成熟度是否匹配，以及是否能够适应业务的变化和扩展。

并不是软件产品好、名气大，企业就能玩得转；中国社会存在的巨大挑战是因为社会工业化时间短，没有形成大量的、跨企业流动的职业经理人阶层，造成企业管理标准化程度低。同样的一件事情，无论是人力资源管理、管理会计等后台职能，还是供应链管理、销售管理、物流管理等业务运营，一个企业一个做法，术语名词也没有统一标准，这就是标准化企业应用软件在中国最大的挑战。

一般来说，业务成熟度是和管理标准化成正比的，业务标准化低就造成了很多标准化软件的定制需求，产品实施做成了开发项目。因而，评估现有业务成熟度以及期望提升方向，如何通过系统实施前或者系统实施中的咨询来提升软件应用的就绪度，是软件选型时要考虑的重要因素。

2. 人员技能和接受度
企业员工是否具备使用该软件所需的技能和知识，考虑员工对新软件的接受程度，以及是否需要制定培训计划和推动变革管理。

3. 拥抱变革的态度
企业引进管理软件从原理上说是购买功能，而非技术，即软件本身是否包含“最佳业务实践”，使用这些功能可以提升企业管理水平。然而对引进先进管理思想的态度，各家企业却千差万别，有些企业对此期望值很高，所以希望购买大牌公司使用的同款软件，甚至有“先僵化、后固化、再优化”的观点。然而也有些企业购买软件就是为了找个能把工作线上化的工具，并没有太高的管理提升期望，甚至拒绝软件实施带来大量变革，这是为何“低代码”这种方式获得一些用户认可的原因，认为可以非常方便、简单就把现有业务搬到线上处理了。

4. 技术就绪度
如果已有数据需要迁移到新软件中或者要和周边系统集成，考虑数据迁移、系统集成的难易程度和是否有合适的工具支持。目前企业的 IT 架构是否成熟能够兼容新软件，现有的IT基础设施容量是否充足，是否需要进行额外的升级。

底层问题3：软件产品定位

为了解决一个业务问题的企业软件有三种产品应用方法：

一是自研，即利用数据库和开发工具完全自行开发；
二是半自研，利用平台型工具，例如数据工具、工作流工具、低代码工具等，借助平台提供的半成品业务应用，采用模型驱动的方式快速搭建业务应用；
三是完全使用标准功能的套装软件，尽管我在本文中主要是指套装软件，然而今天市场上的半自研工具和套装软件的边界却比较模糊，企业在选型时常常进入误区。

我前文讲到的“数据中台”的故事就是半自研工具，而实际上总经理需要的有可能其实是一个办公协同或者企业绩效软件的套装软件。

企业软件分成四类：

1. 基础技术软件
面向开发者或者系统管理者，属于基础技术平台，通过集成的技术环境，为系统架构师、开发工程师、测试人员、运维人员等技术人员提供代码级开发和系统管理的工具，例如：开发工具、数据库、测试和运维管理工具、物联网平台、集成中间件、容器和云平台管理等。

2. 通用业务底座软件
面向开发者或集成商，提供搭建业务解决方案软件的半成品或基础引擎，通过对业务的建模和少量的代码，亦即现在时髦的低代码或无代码，来形成可用的业务解决方案，虽然无需大量编写代码，对用户的系统工程能力仍然要求较高，例如：数据管理、业务流程管理、算法优化器、集成中间件。

3. 通用业务应用
面向集成商或最终用户，属于通用型工具，本身没有很强的业务特性，需要经过一定的业务建模，来解决具体业务问题，要求用户具备一定的业务分析和系统工程能力，例如：内容管理和文档工作流、商业智能应用等

4. 专业业务应用
面向最终用户，本身包含了完整的业务流程逻辑和数据的业务模型，解决具体的行业性或专业性的问题，属于开箱即用的“业务套件”，无需任何系统工程能力，包括职能性应用：例如财务系统、人力资源系统；业务性应用：例如经销商管理平台、供应链管理平台、销售管理、IT服务管理等等；行业性应用：例如制造管理系统、核心保险系统等等

这里提到的“通用业务应用”和“专业业务应用”常常是软件选型中遇到的陷阱。

例如，数据分析或商业智能软件算是“通用业务应用”，然而一些垂直业务领域应用，虽然看起来用途不同，例如计划预算合并（也称为“EPM企业绩效管理”）、供应链集成业务计划（IBP），或者零售商品管理等，实际上底层技术是同样的商业智能技术平台，当零售企业选型一个商业管理解决方案时，是选一个通用的商业智能平台来进行二次开发，还是选一个开箱即用的商品管理软件，就是需要考量的问题。

又例如，“通用业务应用”类型的企业内容管理（ECM）涵盖了非结构化信息管理、文档生成工具、智能识别、知识图谱、文档工作流等等，同时，企业法务部门的法务管理，审计部门的审计管理，质量部门的标准化文件管理等等各种面向具体业务领域的应用软件，底层往往都是用通用ECM软件去搭的。

那对企业选型应用软件来说，究竟是找个集成商用ECM来搭建个解决方案，还是购买打包的“法务管理系统”呢？

底层问题4：总体拥有成本

企业选型软件时，要全面考虑到软件的总体拥有成本，可以从两个维度考量：

一是支出构成的维度，包括软件许可费用、实施咨询、定制开发成本、培训费用、基础设施投资、潜在的业务中断成本等。
另一个维度是软件上线使用后整个生命周期的开支，包括软件维护和支持费、系统运维服务费等。

根据IT服务市场研究机构HFS Research 在 2012 年的一项研究，SAP、Oracle的生态体系每年全球开支高达数千亿美元，从比例来看，企业每年每花一块钱在软件许可证上，相应地还要额外付出14.86元才能把系统用好：

外部开支：

咨询服务，2.63元；
应用开发，1.33元；
支持维护，3元；
基础设施及托管，2.25元；

内部开支：

员工成本及基础设施开支，5.65元。

这是对两个最典型的大型企业软件的开支分析。实际上，在中小型企业软件的总拥有成本中，软件和实施咨询的投入比例一般没有这么高，大约是一比一到二之间。此外，企业使用SaaS模式的企业软件，由于基本不能进行功能性二次开发，相应的服务开支占比也会更小。

总之，软件购买的许可证开支有可能只是企业软件选型时考虑预算的一部分。具体来说：

1. 软件产品费用
传统软件费用是一次性或分期支付、从而获得使用权的基本费用。传统国外企业软件费用分为一次性的许可证费以及年度交的维护费（MA），不过现在绝大多数国外企业软件公司都已经转型成 SaaS 模式，按使用量付费，即使未转云的也都接受年度订阅付费模式。

使用量计算方式包括用户数、模块数、交易量等参数。国内软件还有很多没有转成 SaaS 模式，由于历史原因，大多数是一次性付费，只有少数软件有收年度维护费的习惯，维护费比例跟国外软件公司比也要低些，一般在许可证费用的 10% 以内（传统国外软件比例是 20% 甚至更高）。

2. 咨询实施费用
企业软件一般来说都需要实施服务，大型软件的实施服务的费用会是软件费用的三倍甚至更高，实施服务一般由专业的系统集成商提供，服务商会提供从系统架构设计、解决方案设计、系统安装、二次开发、用户培训、变革管理等一揽子的服务。中小型软件可能没有系统集成商，由软件公司原厂或者其指定的合作伙伴提供服务，服务费用总包在软件采购合同中。

3. 定制开发成本
如果企业需要对软件进行定制以满足特定需求，开发和定制的费用会成为拥有总体成本的一部分。除了系统集成和原厂服务外，企业如果有较好的项目管理能力，也可以寻找软件外包开发公司来进行定制化开发。不少企业采购者可能不了解，市场上的软件外包公司和咨询实施公司实际上是两类不同性质的公司，一般来说，前者不具备咨询能力，相应地价格也要便宜得多。

4.培训费用
大型企业管理软件公司大多提供产品认证培训，可能要在软件之外单独收费，这种培训对于企业是非常有必要的，为系统管理者和用户提供必要知识和技能，建议选型时将其加在企业的购物单上。

5. 基础设施投资
传统本地安装的软件需要额外的硬件支持，例如服务器、存储设备以及必要的外设等。SaaS 一般不需要基础设施投资，不过一些企业可能会选择使用 PaaS 模式的云上开发，或者将企业应用软件安装到云上的虚拟计算环境，这样仍然需要计算云服务的用量，合理管理云费用。

6. 其他成本
在实施新软件时，可能会出现业务中断，导致生产力下降，还有其他一些开支和风险因素，这些潜在成本也应该考虑在内。总之，企业软件选型是个非常专业的工作，需要企业的预算管理部门、采购部门、IT 部门和业务部门用户方紧密协作，必要时候寻求专业机构的帮助。

在此之前，也可以想多方面获取一些建议和信息，更好地指导我们的行动，下面这份《选型指南》是由几位甲方企业的CIO和HRIS合力创作的，借此也推荐给大家。